Tutti gli amministratori di società, indipendentemente dal fatto che si tratti di società di capitali o di persone, sono tenuti, dal 1° gennaio 2025, ad avere un indirizzo PEC personale, diverso da quello della società.
Si tratta di una disposizione di legge introdotta nell’ambito dalla normativa inerente alla digitalizzazione delle comunicazioni ufficiali.
Che cosa è la PEC (Posta Elettronica Certificata)?
La PEC è uno strumento che garantisce la certezza delle comunicazioni elettroniche attribuendo a queste ultime valore legale e certezza temporale.
Infatti, si tratta di un sistema informatico che consente di inviare e ricevere e-mail che hanno validità giuridica e che si possono equiparare a una raccomandata con ricevuta di ritorno in quanto vengono certificati l'invio e la consegna del messaggio al destinatario e garantita l’immodificabilità del contenuto.
Quali sono le finalità della normativa?
Con tale disposizione di legge, il legislatore intende perseguire molteplici scopi quali:
- Garantire trasparenza e tracciabilità relativamente alle attività degli amministratori;
- Agevolare e snellire i rapporti tra soggetti privati e tra soggetti privati e Pubblica Amministrazione;
- Favorire la digitalizzazione delle comunicazioni ufficiali;
- Semplificare e rendere più trasparenti e sicure le rendere più sicure le procedure aziendali.
Quali sono i soggetti obbligati?
L’obbligo interessa tutti gli amministratori di società, non solo i legali rappresentanti, indipendentemente dalla forma giuridica della società stessa; in particolare:
- Gli amministratori di società di capitali;
- Gli amministratori di società di persone;
- I soggetti investiti di cariche equivalenti alle precedenti in altre tipologie societarie.
È importante tenere ben presente che l’indirizzo PEC dell’amministratore deve essere personale e non può coincidere con quello della società nella quale riveste tale ruolo.
Quali sono le scadenze e quali sono le sanzioni applicabili?
L’obbligo in oggetto decorre dal 1° gennaio 2025; tuttavia, ad oggi, non sono ancora chiari i soggetti coinvolti e le modalità di comunicazione della PEC al Registro delle Imprese.
Inoltre, l’interpretazione letterale della norma prevede l’osservazione di tale obbligo da parte di tutte le società di nuova costituzione a partire dal 1° gennaio 2025 e che non vi siano sanzioni in caso di mancato adempimento.
Ad oggi, si attende l’emissione di indicazioni ministeriali che chiariscano tali aspetti, ma è doveroso segnalare che è opportuno adeguarsi a tale obbligo in quanto le pratiche di:
- Iscrizione atto costitutivo di società di capitali
- Rinnovo/Variazione dell’organo amministrativo
- Nomina/Variazione di liquidatori di società di capitali
- Iscrizione/Modifica patti sociali di società di persone con nuovi soci amministratori/liquidatori
vengono sospese dalla CCIAA alle quali sono inviate con il possibile rischio di incorrere in sgradevoli disguidi e possibili sanzioni.
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